Leitfaden für den Projektantrag als Fachinformatiker

In diesem Artikel geht es um den Projektantrag zur betrieblichen Projektarbeit. Ich möchte dir zeigen welche Inhalte der Projektantrag haben sollte und was beim Erstellen des Antrags zu beachten ist. Die für dich zuständige Industrie und Handelskammer bewertet deinen Projektantrag und entscheidet dann, ob der Antrag für dein Projekt angenommen oder abgelehnt wird oder ob dein Antrag mit Auflagen genehmigt wird. Die Vorlage für den Antrag bekommst du bei der zuständigen IHK. Die Vorlage kannst du meistens von der Internetseite der IHK herunterladen.

Genehmigungsprozess

Auswahl des Projektthemas 

Die Durchführung deines Projekts ist von der IHK zeitlich begrenzt. Dem Fachinformatiker für Systemintegration stehen 35 Stunden, dem Anwendungsentwickler 70 Stunden an Zeitbudget zur Verfügung. Dein Projekt kann sowohl ein eigenständiges Projekt, als auch ein Teil eines Gesamtprojektes sein. Das zu wählende Projekt kann außerdem ein internes (Auftraggeber ist der Arbeitgeber) oder externes Thema (Auftraggeber ist der Kunde) haben. 

Beschreibung des Projektes

Bei der Beschreibung deines Projektes solltest du darauf achten, dass du das Thema ausreichend beschreibst. Du solltest dabei aber nicht zu sehr ins Detail der Umsetzung gehen. Im Fokus sollte eher stehen wie die Ausgangssituation ist, was dein Projekt bewirken soll und wo der Mehrwert deines Projektvorschlages ist. Du musst also den aktuellen Prozess beschreiben und den zukünftigen Prozess nach der Umsetzung deines Projektes. Denk immer daran: Der Prüfungsausschuss bewertet, ob das Projekt realisierbar ist und im Zeitfenster von 35 oder 70 Stunden bewerkstelligt werden kann. 

Projektumfeld

Hier beschreibst du was dein Unternehmen eigentlich für Dienstleistungen oder Produkte anbietet. Außerdem beschreibst du wo du das Projekt durchführen wirst (Welche Zweigstelle? Welche Abteilung? etc..)
In diesem Abschnitt kannst du außerdem den Ansprechpartner nennen und aufzeigen, welche Hard und Software bereits vorhanden ist. 

Zeitplanung 

In diesem Abschnitt platzierst du deine geschätzte Zeitplanung. Du solltest hier die Phasen schon korrekt benennen. Außerdem solltest du eine Aufwandsschätzung in Stunden einbringen. Achte hierbei darauf, die zulässige Stundenanzahl nicht zu überschreiten. 

Beispiel für Zeitplanung 

Dokumentation zur betrieblichen Projektarbeit

In diesen Abschnitt führst du alles auf, was du abgeben wirst. Bitte beachte, dass die IHK alle hier aufgeführten Dokumente auch erwartet. Hier kannst du alles reinschreiben was du auch wirklich erstellen wirst.
Beispielsweise: Dokumentation, Handout, Lastenheft, Pflichtenheft, Handbuch, Klassendiagramm, Sequenzdiagramm, Quellcode usw. 

Durchführungszeitraum

Der Durchführungszeitraum muss sich nicht zwingend auf die 35 bzw. 70 Stunden beziehen. Der Durchführungszeitraum ist nur eine Zeitspanne in der du am Projekt arbeitest. Ich würde hier den Starttermin so früh wie möglich und den Endtermin bis kurz vor Abgabedatum legen. 

Präsentationsmittel

Hier kreuzt du an welche Präsentationsmittel du verwenden willst. Standardmittel sind meiner Meinung nach: Notebook, Beamer & PowerPoint-Präsentation. Du kannst aber auch andere Präsentationsmittel wählen oder gar welche ergänzen. Achte hierbei darauf, dass du einen Plan B hast, falls deine Technik versagt. 

Präsentationsmittel

Präsentation und Fachgespräch in der Abschlussprüfung als Fachinformatiker

In diesem Artikel möchte ich euch den Ablauf der Präsentation und des Fachgesprächs, sowie den Aufbau näher bringen. Außerdem möchte euch von meinen Erfahrungen berichten. 

Aufbau der Präsentation

  • Titelfolie
  • Inhalt/Agenda
  • Ausbildungsbetrieb 
  • Startphase (Ist-Zustand, Soll-Konzept, Begründung, Ziele, Vorgaben)
  • Planungsphase (Zeitplanung, Terminplanung, Ablaufplanung, Ressourcenplanung, Kalkulation)
  • Durchführungsphase (Beschreibung der Durchführung, Probleme während der Durchführung, Funktionen eures Projektes)
  • Abschlussphase (Soll-Ist-Vergleich, Qualitätsmanagement, Reflexion und Fazit)
  • Quellenangaben
  • Ende: Bedankt euch für die Aufmerksamkeit der Prüfer!

Dauer

Der praktische Prüfungsteil darf nicht länger als 30 Minuten andauern. Die Dauer der Präsentation, sowie des Fachgesprächs beläuft sich jeweils auf 15 Minuten. 

Zeitliche Gliederung 

Layout und Darstellung

  • Kopfzeile (Titel und Logo der Firma)
  • Hauptabschnitt (Inhalte in Stichpunkten o. Grafiken)
  • Fußzeile (Seitenzahl und dein Name)
  • Fortschrittsbalken 

Fachgespräch

Die Mitglieder des Prüfungsausschusses befragen euch zu eurem Projekt. Sie hinterfragen eure Handlungen und auch eure Entscheidungen. Die Prüfer können aber auch Fragen stellen, um eurer technisches Know How zu überprüfen. Vielleicht haben Sie auch Unklarheiten, welche Sie durch die Dokumentation bekommen haben und fragen noch einmal genau nach. Gelegentlich stellen die Prüfer auch Fragen zu den Ausbildungsthemen der Berufsschule. 

Vorbereitung fürs Fachgespräch

  • Fachbegriffe und Definitionen auswendiglernen
  • Präsentation und Dokumentation verinnerlichen
  • Aufzeichnungen der Berufsschule überfliegen

Checkliste für den Prüfungstag

  • Ausweisdokument
  • Präsentation
  • Plan B, falls die Technik nicht funktioniert…z.B. Präsentation ausgedruckt 
  • Notebook, Beamer, Netzteil, sowie sämtliche Adapter
  • Presenter 
  • Zettel und Stift
  • Exemplar eurer Dokumentation
  • Ausbildungsnachweise!

Wie lief meine praktische Prüfung ab?

Mein Prüfungstermin war für 10 Uhr angesetzt. Ich war um ca. halb 10 Uhr bei der IHK. Ich kam leider erst um 11 Uhr dran, weil der Prüfling vor mir zusätzlich zur Präsentation und zum Fachgespräch noch eine mündlichen Ergänzungsprüfung machen musste. 

Um 11 Uhr wurde ich dann in den Prüfungsraum gebeten und die Prüfer stellten Sich kurz vor. Zu Beginn wurde ich aufgefordert meine Ausbildungsnachweise vorzuzeigen. Die IHK-Prüfer haben die formalen Aspekte erstmal abgearbeitet. In der Zeit konnte ich mich für die Präsentation vorbereiten und meine Technik aufbauen, anschließen und in Betrieb nehmen. Anschließend wurde ich gefragt, ob ich mich gesundheitlich in der Lage fühle die Prüfung abzulegen.
Ich antwortete mit Ja. 

Im nächsten Schritt habe ich die Präsentation gehalten. Während der Präsentation wurde ich nicht unterbrochen, das fand ich sehr positiv. Am Ende der Präsentation folgte nahtlos das Fachgespräch. Der Prüfungsausschuss stellte mir zahlreiche Fragen zu meinem Projekt, hinterfragte meine Vorgehensweise und meine Entscheidungen. Unklarheiten die aus der Dokumentation resultierten wurde dann ebenfalls beseitigt. Fragen zu anderen Ausbildungsinhalten wurden mir nicht gestellt.  Außerdem wurden die Fragen an mich überwiegend zur technischen Umsetzung gestellt. 

Am Ende des Fachgesprächs wurde ich gebeten den Raum für ein paar Minuten zu verlassen, damit sich die Prüfungsausschuss beraten konnte. Anschließend wurde ich wieder zurück in den Raum gebeten. Der Prüfungsausschuss teilte mir mein Ergebnis mit: Bestanden! 
Ich war glücklich und machte mich auf den Weg in die Firma um das Ergebnis zu überbringen. 

 

Abschlussprüfung – Fachinformatiker

Die Abschlussprüfung rückt immer näher, doch wie läuft die Prüfung überhaupt ab? In diesem Artikel gebe ich dir einen Überblick über den Aufbau und Ablauf der Abschlussprüfung.

Bestandteile der Abschlussprüfung

Die Abschlussprüfung gliedert sich in die schriftliche und die praktische Prüfung:

schriftliche Prüfungpraktische Prüfung
Ganzheitliche Aufgaben 1Durchführung + Dokumentation
Ganzheitliche Aufgaben 2Präsentation
Wirtschaft und SozialesFachgespräch 

Benotung

Die schriftlichen Prüfungen werden mit 40% (GA1), 40 (GA2) und WiSo (20%) gewichtet. Die praktischen Prüfungen werden mit Durchführung + Dokumentation (50%) und Präsentation + Fachgespräch (50%) gewichtet. 

Gesamtnote= (GA1*0,4 + GA2*0,4 + WISO*0,2)*0,5 + (Projektdokumentation*0,5 + Präsentation*0,5)*0,5

Planung

  1. Antrag für Projekt bei der IHK einreichen
  2. Durchführung des Projektes
  3. Schriftliche Prüfung 
  4. Abgabe der Projektdokumentation
  5. Präsentation vor IHK-Ausschuss 
  6. Fachgespräch mit dem IHK-Ausschuss 

 

 

Leitfaden – Die betriebliche Projektarbeit – Dokumentation

Das Ende der der Ausbildung steht vor der Tür und damit verbunden die Abschlussprüfung. Ein Teil der Abschlussprüfung ist die praktische Prüfung, die Durchführung der betrieblichen Projektarbeit. In diesem Artikel werde ich dir zeigen, wie du die Dokumentation aufbauen kannst und was du bei der Erstellung beachten solltest.

Struktur der Dokumentation 

Deckblatt

Das Deckblatt sollte folgende Elemente enthalten:
– Berufsbild
– Titel
– Jahr der Prüfung
– Abgabetermin
– Durchführungszeitraum
– Name und Anschrift des Prüflings
– Name und Anschrift des Betriebes.

Du kannst auch ein Bild auf dem Deckblatt platzieren, welches dein Projekt zeigt. 

Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis sollte gut strukturiert und übersichtlich aufgebaut sein. Eine Nummerierung ist ebenfalls wichtig.
Natürlich darf auch die Seitenzahl nicht fehlen.

Tabellenverzeichnis

Das Tabellenverzeichnis listet alle Tabellen eurer betrieblichen Projektarbeit – mit Seitenanzahlen – auf.

Abbildungsverzeichnis

Die Abbildungen werden ebenfalls unter Angabe der Seitenzahl aufgeführt.

Abkürzungsverzeichnis

Während du die Dokumentation erstellst wirst du oft ausgeschriebene Wörter wiederholen, daher erstelle dir ein Abkürzungsverzeichnis.
Diese Abkürzung solltest du unbedingt aufführen.

Aufbau der Dokumentation

Definitionsphase

Einleitung

Die Einleitung beschreibt in Form eines kleinen Textes erst einmal worum es bei der betrieblichen Projektarbeit geht. Du kannst kurz die Ausgangssituation (Wie war es vor deinem Projekt?) beschreiben. Des weiteren solltest du beschreiben wie du dein Vorhaben realisieren möchtest.

Ausbildungsbetrieb

In diesem Abschnitt der Dokumentation beschreibst du in ein paar Sätzen dein Unternehmen. Was macht dein Unternehmen eigentlich? Wieviele Azubis hat es? Welche Dienstleistungen oder Produkte bietet es an? Wie viele Mitarbeiter arbeiten dort? Welche Kunden hat dein Unternehmen? 

Wo führst du das Projekt durch? An welchem Ort? In welcher Filiale? In welcher Abteilung? Auch der Ansprechpartner für Ausbildung und die Projektarbeit im Betrieb darf ruhig von dir erwähnt werden.

Projektumfeld

Wo führst du das Projekt durch? An welchem Ort? In welcher Filiale? In welcher Abteilung? Auch der Ansprechpartner für Ausbildung und die Projektarbeit im Betrieb darf ruhig von dir erwähnt werden.

Zielsetzung / Begründung

Die Begründung beschreibt im Wesentlichen die Sinnhaftigkeit des Projektes. Ist das Projekt sinnvoll und welche Vorteile bringt es mit sich? Welche Ziele verfolgt das Projekt?

Ansprechpartner

In diesem Abschnitt listest du detailliert die Ansprechpartner auf. Das kann der Chef sein, der Abteilungsleiter oder dein Ausbildungsverantwortlicher. Auch ein Mitarbeiter, der während der Durchführung z.B. Berechtigungen für dich bereitstellt, ist ein Ansprechpartner.

Planungsphase

Zeitplanung

Für das Projekt stehen als Fachinformatiker 35 Stunden zur Verfügung (keine Stunde mehr).

Die grobe Einschätzung zur Zeitplanung hast du bereits im Projektantrag definiert. Nutze diese Ausgangstabelle und zeige sie in der Dokumentation auf. Eine Zeitplanung lässt sich auch sehr schön in einem Gantt-Diagramm darstellen. Hier stellst du die Dauer der einzelnen Phasen und Ihre Unterpunkte in einer Tabelle da. 

Ressourcenplanung

Hier beschreibst du welche -Personal, -Hardware und Softwareressourcen verwendet werden. Welche Mitarbeiter werden in das Projekt involviert? Wird vorhandene Software und Hardware genutzt, oder muss diese neu angeschafft werden?

Kostenplanung

Hier listest du die Kosten für zum Beispiel Hardware, Software oder Lizenzen auf. Aber auch Personalkosten werden hier aufgeführt. Was kostest du dem Unternehmen in der Stunde? Hochgerechnet auf das Projekt?

Analysephase

Ist-Analyse

Hier beschreibst du ausführlich die aktuelle Ist-Situation. Wie ist das Ausgangsszenario im Detail? In diesem Schritt erläuterst du den zu verbessernden Geschäftsprozess. Nutze Grafiken! Prozesse lassen sich sehr gut in Form von Diagrammen darstellen.

Soll-Konzept

In diesem Abschnitt beschreibst du gewissermaßen die Zukunft. Du beschreibst detailliert den Zustand nach der Durchführung des Projektes. Achte auch darauf, dass die Mehrwerte deutlich werden. Auch ein technisches Konzept kann hier verwendet werden.

Wirtschaftlichkeitsanalyse

Rechnet sich dein Projekt wirtschaftlich? Werden durch die Optimierung Entlastungen geschaffen? Ist ein hoher Ertrag abzusehen bei Verkauf des Projekts? Können Kosten eingespart werden?

Realisierungsphase

In dieser Phase schreibst du alles rein was du in der Durchführungsphase gemacht hast. Diese Phase sollte nicht zu knapp ausfallen, daher beschreibe ausführlich die Durchführung des Projektes. Hast du zum Beispiel einen Server bereitgestellt? Dann beschreibe den Vorgang ausführlich.

Testphase

Möglicherweise musst du prüfen, ob nach der Realisierung alles funktioniert. In der Testphase hast du die Möglichkeit genau dies aufzulisten, ruhig auch mit „Beweisen“. 

Abschlussphase

Die letzte Phase ist die Abschlussphase. Hier ziehst du ein Fazit, sprichst von Abweichungen oder Problemen und beschreibst den Ausblick.

Vergleich Ist vs. Soll 

In diesem Abschnitt vergleichst du Ist-Zustand und Soll-Zustand. Konnte alles umgesetzt werden? Sind alle Ziele erreicht worden?

Abweichungen vom Projektantrag oder Probleme

Hier kannst du auf Probleme während der Durchführungsphase oder in anderen Phasen näher erläutern. Vielleicht hat eine Installation nicht auf Anhieb funktioniert oder es gibt innerhalb der Projektphasen Abweichungen in der Zeitplanung. 

Fazit

Nicht geht über ein Fazit! Schreibe hier über deine Erfahrungen mit deinem ersten Projekt. Schreib über das was du nächstes Mal besser machen kannst. Wie hast du das Projekt gemeistert? Hattest du Freunde daran? Hat dich das Thema interessiert?

Ausblick

Dein Projekt ist nun abgeschlossen, aber wie geht’s weiter? Im Ausblick kannst du darüber schreiben was in Zukunft noch geplant ist. Vielleicht wird dein Projekt verkauft? Oder sogar weiterentwickelt?

Phasen in der betrieblichen Projektarbeit

Glossar

Nutze ein Glossar um Fachbergriffe für die Prüfer oder den Leser zu beschreiben und zu erklären. Das Glossar dient als Nachschlagewerk für den Lesenden, um die Dokumentation und letztlich auch die Zusammenhänge besser zu verstehen. Ein Glossar kann in der einfachsten Form als Tabelle angegeben werden.


Begriff/Abkürzung
Beschreibung
DruckerEin Drucker ist ein Peripheriegerät, zur Ausgabe von Daten auf Papier.

Anhang

Die Inhalte des Anhangs sollen den Hauptteil unterstützten. Der Anhang kann aus Screenshots, Tabellen oder Quellcode bestehen. Auch andere Formate im Anhang sind möglich. Ebenfalls besteht die Möglichkeit hier das Lasten und Pflichtenheft unterzubringen.

Visualisierung

  • Tabelle
  • Klassendiagramm
  • Sequenzdiagramm
  • Quellcode
  • Gantt-Diagramm
  • Pflichtenheft
  • Lastenheft
  • Benutzerhandbuch

IHK-Formulare

Abschließend fordert die IHK die Beilage einiger Dokumente. Dies Auswahl der Dokumente ist bei den einzelnen IHKs zu erfragen. Meistens müssen die Dokumente von dir und deinem Betrieb unterschrieben werden.

  • Bestätigung der eigenständigen Durchführung
  • Protokoll über die durchgeführte Projektarbeit  

Formale Aspekte

Die Formalen Aspekte sind bei der IHK zu erfragen. Meistens bekommst du einen Brief von der IHK. Die formalen Aspekte sind:

  • Aufbau
  • Schriftart
  • Schriftgröße
  • Abgabeform (digital/gedruckt)
  • Anzahl der Ausgaben
  • maximale Seitenanzahl
  • usw.

Einige IHKs bieten sogar eine Vorlage an.