Leitfaden – Die betriebliche Projektarbeit – Dokumentation

Das Ende der der Ausbildung steht vor der Tür und damit verbunden die Abschlussprüfung. Ein Teil der Abschlussprüfung ist die praktische Prüfung, die Durchführung der betrieblichen Projektarbeit. In diesem Artikel werde ich dir zeigen, wie du die Dokumentation aufbauen kannst und was du bei der Erstellung beachten solltest.

Struktur der Dokumentation 

Deckblatt

Das Deckblatt sollte folgende Elemente enthalten:
– Berufsbild
– Titel
– Jahr der Prüfung
– Abgabetermin
– Durchführungszeitraum
– Name und Anschrift des Prüflings
– Name und Anschrift des Betriebes.

Du kannst auch ein Bild auf dem Deckblatt platzieren, welches dein Projekt zeigt. 

Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis sollte gut strukturiert und übersichtlich aufgebaut sein. Eine Nummerierung ist ebenfalls wichtig.
Natürlich darf auch die Seitenzahl nicht fehlen.

Tabellenverzeichnis

Das Tabellenverzeichnis listet alle Tabellen eurer betrieblichen Projektarbeit – mit Seitenanzahlen – auf.

Abbildungsverzeichnis

Die Abbildungen werden ebenfalls unter Angabe der Seitenzahl aufgeführt.

Abkürzungsverzeichnis

Während du die Dokumentation erstellst wirst du oft ausgeschriebene Wörter wiederholen, daher erstelle dir ein Abkürzungsverzeichnis.
Diese Abkürzung solltest du unbedingt aufführen.

Aufbau der Dokumentation

Definitionsphase

Einleitung

Die Einleitung beschreibt in Form eines kleinen Textes erst einmal worum es bei der betrieblichen Projektarbeit geht. Du kannst kurz die Ausgangssituation (Wie war es vor deinem Projekt?) beschreiben. Des weiteren solltest du beschreiben wie du dein Vorhaben realisieren möchtest.

Ausbildungsbetrieb

In diesem Abschnitt der Dokumentation beschreibst du in ein paar Sätzen dein Unternehmen. Was macht dein Unternehmen eigentlich? Wieviele Azubis hat es? Welche Dienstleistungen oder Produkte bietet es an? Wie viele Mitarbeiter arbeiten dort? Welche Kunden hat dein Unternehmen? 

Wo führst du das Projekt durch? An welchem Ort? In welcher Filiale? In welcher Abteilung? Auch der Ansprechpartner für Ausbildung und die Projektarbeit im Betrieb darf ruhig von dir erwähnt werden.

Projektumfeld

Wo führst du das Projekt durch? An welchem Ort? In welcher Filiale? In welcher Abteilung? Auch der Ansprechpartner für Ausbildung und die Projektarbeit im Betrieb darf ruhig von dir erwähnt werden.

Zielsetzung / Begründung

Die Begründung beschreibt im Wesentlichen die Sinnhaftigkeit des Projektes. Ist das Projekt sinnvoll und welche Vorteile bringt es mit sich? Welche Ziele verfolgt das Projekt?

Ansprechpartner

In diesem Abschnitt listest du detailliert die Ansprechpartner auf. Das kann der Chef sein, der Abteilungsleiter oder dein Ausbildungsverantwortlicher. Auch ein Mitarbeiter, der während der Durchführung z.B. Berechtigungen für dich bereitstellt, ist ein Ansprechpartner.

Planungsphase

Zeitplanung

Für das Projekt stehen als Fachinformatiker 35 Stunden zur Verfügung (keine Stunde mehr).

Die grobe Einschätzung zur Zeitplanung hast du bereits im Projektantrag definiert. Nutze diese Ausgangstabelle und zeige sie in der Dokumentation auf. Eine Zeitplanung lässt sich auch sehr schön in einem Gantt-Diagramm darstellen. Hier stellst du die Dauer der einzelnen Phasen und Ihre Unterpunkte in einer Tabelle da. 

Ressourcenplanung

Hier beschreibst du welche -Personal, -Hardware und Softwareressourcen verwendet werden. Welche Mitarbeiter werden in das Projekt involviert? Wird vorhandene Software und Hardware genutzt, oder muss diese neu angeschafft werden?

Kostenplanung

Hier listest du die Kosten für zum Beispiel Hardware, Software oder Lizenzen auf. Aber auch Personalkosten werden hier aufgeführt. Was kostest du dem Unternehmen in der Stunde? Hochgerechnet auf das Projekt?

Analysephase

Ist-Analyse

Hier beschreibst du ausführlich die aktuelle Ist-Situation. Wie ist das Ausgangsszenario im Detail? In diesem Schritt erläuterst du den zu verbessernden Geschäftsprozess. Nutze Grafiken! Prozesse lassen sich sehr gut in Form von Diagrammen darstellen.

Soll-Konzept

In diesem Abschnitt beschreibst du gewissermaßen die Zukunft. Du beschreibst detailliert den Zustand nach der Durchführung des Projektes. Achte auch darauf, dass die Mehrwerte deutlich werden. Auch ein technisches Konzept kann hier verwendet werden.

Wirtschaftlichkeitsanalyse

Rechnet sich dein Projekt wirtschaftlich? Werden durch die Optimierung Entlastungen geschaffen? Ist ein hoher Ertrag abzusehen bei Verkauf des Projekts? Können Kosten eingespart werden?

Realisierungsphase

In dieser Phase schreibst du alles rein was du in der Durchführungsphase gemacht hast. Diese Phase sollte nicht zu knapp ausfallen, daher beschreibe ausführlich die Durchführung des Projektes. Hast du zum Beispiel einen Server bereitgestellt? Dann beschreibe den Vorgang ausführlich.

Testphase

Möglicherweise musst du prüfen, ob nach der Realisierung alles funktioniert. In der Testphase hast du die Möglichkeit genau dies aufzulisten, ruhig auch mit „Beweisen“. 

Abschlussphase

Die letzte Phase ist die Abschlussphase. Hier ziehst du ein Fazit, sprichst von Abweichungen oder Problemen und beschreibst den Ausblick.

Vergleich Ist vs. Soll 

In diesem Abschnitt vergleichst du Ist-Zustand und Soll-Zustand. Konnte alles umgesetzt werden? Sind alle Ziele erreicht worden?

Abweichungen vom Projektantrag oder Probleme

Hier kannst du auf Probleme während der Durchführungsphase oder in anderen Phasen näher erläutern. Vielleicht hat eine Installation nicht auf Anhieb funktioniert oder es gibt innerhalb der Projektphasen Abweichungen in der Zeitplanung. 

Fazit

Nicht geht über ein Fazit! Schreibe hier über deine Erfahrungen mit deinem ersten Projekt. Schreib über das was du nächstes Mal besser machen kannst. Wie hast du das Projekt gemeistert? Hattest du Freunde daran? Hat dich das Thema interessiert?

Ausblick

Dein Projekt ist nun abgeschlossen, aber wie geht’s weiter? Im Ausblick kannst du darüber schreiben was in Zukunft noch geplant ist. Vielleicht wird dein Projekt verkauft? Oder sogar weiterentwickelt?

Phasen in der betrieblichen Projektarbeit

Glossar

Nutze ein Glossar um Fachbergriffe für die Prüfer oder den Leser zu beschreiben und zu erklären. Das Glossar dient als Nachschlagewerk für den Lesenden, um die Dokumentation und letztlich auch die Zusammenhänge besser zu verstehen. Ein Glossar kann in der einfachsten Form als Tabelle angegeben werden.


Begriff/Abkürzung
Beschreibung
Drucker Ein Drucker ist ein Peripheriegerät, zur Ausgabe von Daten auf Papier.

Anhang

Die Inhalte des Anhangs sollen den Hauptteil unterstützten. Der Anhang kann aus Screenshots, Tabellen oder Quellcode bestehen. Auch andere Formate im Anhang sind möglich. Ebenfalls besteht die Möglichkeit hier das Lasten und Pflichtenheft unterzubringen.

Visualisierung

  • Tabelle
  • Klassendiagramm
  • Sequenzdiagramm
  • Quellcode
  • Gantt-Diagramm
  • Pflichtenheft
  • Lastenheft
  • Benutzerhandbuch

IHK-Formulare

Abschließend fordert die IHK die Beilage einiger Dokumente. Dies Auswahl der Dokumente ist bei den einzelnen IHKs zu erfragen. Meistens müssen die Dokumente von dir und deinem Betrieb unterschrieben werden.

  • Bestätigung der eigenständigen Durchführung
  • Protokoll über die durchgeführte Projektarbeit  

Formale Aspekte

Die Formalen Aspekte sind bei der IHK zu erfragen. Meistens bekommst du einen Brief von der IHK. Die formalen Aspekte sind:

  • Aufbau
  • Schriftart
  • Schriftgröße
  • Abgabeform (digital/gedruckt)
  • Anzahl der Ausgaben
  • maximale Seitenanzahl
  • usw.

Einige IHKs bieten sogar eine Vorlage an.

 

Ich habe mich damals mit den folgenden Büchern auf die Prüfungen vorbereitet: 

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